Lorsqu’un litige survient concernant des congés payés non utilisés, il revient à l’employeur de démontrer qu’il a bien permis au salarié de prendre ces congés. En effet, l’organisation des congés relève de son pouvoir de direction et il doit veiller au respect du droit au repos des salariés.
Les congés payés constituent un droit fondamental, mais également un devoir pour le salarié qui doit les poser. De son côté, l’employeur est tenu de prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir l’exercice effectif de ce droit, sous peine d’engager sa responsabilité civile et de s’exposer à des sanctions pénales en cas de manquement.
Ainsi, il ne suffit pas pour l’employeur de prétendre que le salarié avait la possibilité de poser ses congés. Il doit être en mesure de prouver qu’il a accompli toutes les démarches utiles, telles que l’information des salariés sur leurs droits, l’organisation des périodes de congés, l’envoi de rappels, ainsi que la fixation et la communication des dates de prise de congés.
Par principe, les congés payés doivent être pris et ne peuvent être remplacés par une indemnité, sauf en cas de rupture du contrat de travail où l’indemnité compensatrice est due.
Dans un arrêt rendu le 9 avril 2025, la Cour de cassation a rappelé ce principe en annulant une décision de la Cour d’appel de Lyon. Cette dernière avait rejeté la demande d’une salariée qui réclamait le paiement de 13 jours de congés non pris, estimant qu’elle ne prouvait pas qu’ils n’avaient pas été réglés ou pris avant la fin de son contrat. La Haute juridiction a précisé que la charge de la preuve incombe à l’employeur, en application de la directive européenne 2003/88/CE du 4 novembre 2003, qui impose à l’employeur de garantir concrètement l’exercice du droit à congés et de justifier, en cas de contestation, des diligences accomplies à cette fin.
Cette obligation de preuve concerne aussi bien les congés payés légaux que ceux prévus par convention collective.
Pour attester du respect de ses obligations, l’employeur doit notamment pouvoir prouver qu’il a :
fixé la période de prise des congés payés et en a informé les salariés au moins deux mois avant son ouverture ;
établi l’ordre des départs en congés et en a informé chaque salarié au moins un mois avant leur départ.
Ce principe n’est pas nouveau : la Cour de cassation l’a déjà confirmé à plusieurs reprises, notamment dans des arrêts du 31 mai 2018 et du 6 juillet 2022.
Enfin, il est important de rappeler que, dans certaines circonstances, les congés payés non pris peuvent être reportés. C’est notamment le cas lorsqu’un salarié n’a pas pu les poser en raison d’une maladie, d’un accident du travail, d’une maladie professionnelle, ou encore pendant un congé maternité, parental ou paternité. Dans ces situations, les congés non utilisés doivent être reportés à la reprise du travail et ne sont donc pas perdus. L’employeur doit alors informer le salarié du nombre de jours de congés restant à prendre dès son retour.
