Congés payés : obligations de l'employeur et droit du salarié
Lorsqu'un litige survient concernant des congés payés non utilisés, il revient à l'employeur de démontrer qu'il a bien permis au salarié de prendre ces congés. En effet, l'organisation des congés relève de son pouvoir de direction et il doit veiller au respect du droit au repos des salariés.
Les congés payés constituent un droit fondamental, mais également un devoir pour le salarié qui doit les poser. De son côté, l'employeur est tenu de prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir l'exercice effectif de ce droit, sous peine d'engager sa responsabilité civile et de s'exposer à des sanctions pénales en cas de manquement.
I. Le principe : la charge de la preuve incombe à l'employeur
Ainsi, il ne suffit pas pour l'employeur de prétendre que le salarié avait la possibilité de poser ses congés. Il doit être en mesure de prouver qu'il a accompli toutes les démarches utiles, telles que :
- L'information des salariés sur leurs droits à congés
- L'organisation des périodes de congés et l'envoi de rappels
- La fixation et la communication des dates de prise de congés
Par principe, les congés payés doivent être pris et ne peuvent être remplacés par une indemnité, sauf en cas de rupture du contrat de travail où l'indemnité compensatrice est due.
II. L'arrêt du 9 avril 2025 : la Cour de cassation réaffirme le principe
Dans un arrêt rendu le 9 avril 2025, la Cour de cassation a annulé une décision de la Cour d'appel de Lyon. Cette dernière avait rejeté la demande d'une salariée qui réclamait le paiement de 13 jours de congés non pris, estimant qu'elle ne prouvait pas qu'ils n'avaient pas été réglés ou pris avant la fin de son contrat.
La Haute juridiction a précisé que la charge de la preuve incombe à l'employeur, en application de la directive européenne 2003/88/CE du 4 novembre 2003, qui impose à l'employeur de garantir concrètement l'exercice du droit à congés et de justifier, en cas de contestation, des diligences accomplies à cette fin.
Ce principe n'est pas nouveau : la Cour de cassation l'a déjà confirmé à plusieurs reprises, notamment dans des arrêts du 31 mai 2018 et du 6 juillet 2022. Cette obligation de preuve concerne aussi bien les congés payés légaux que ceux prévus par convention collective.
III. Ce que l'employeur doit pouvoir prouver
Pour attester du respect de ses obligations, l'employeur doit notamment pouvoir prouver qu'il a :
- Fixé la période de prise des congés payés et en a informé les salariés au moins deux mois avant son ouverture
- Établi l'ordre des départs en congés et en a informé chaque salarié au moins un mois avant leur départ
- Envoyé des rappels aux salariés n'ayant pas encore posé leurs congés en fin de période
Ces preuves peuvent être apportées par tous moyens : emails, notes de service, affichage, accord de planification, bulletins de salaire mentionnant le solde…
IV. Report des congés dans certaines circonstances
Dans certaines circonstances, les congés payés non pris peuvent être reportés. C'est notamment le cas lorsqu'un salarié n'a pas pu les poser en raison d'une :
- Maladie, accident du travail ou maladie professionnelle
- Congé maternité, parental ou paternité
Dans ces situations, les congés non utilisés doivent être reportés à la reprise du travail et ne sont donc pas perdus. L'employeur doit informer le salarié du nombre de jours de congés restant à prendre dès son retour.
Questions fréquentes
Un employeur peut-il imposer la prise de congés à ses salariés ?＋
Oui. L'organisation des congés relève du pouvoir de direction de l'employeur. Il peut fixer les dates de départ en congés et les modifier, sous réserve de respecter un délai de prévenance d'un mois et de consulter les représentants du personnel. Il peut également imposer la prise de congés pendant une fermeture d'établissement.
Les congés non pris sont-ils perdus à la fin de la période de référence ?＋
En principe oui, sauf si le salarié n'a pas pu les prendre pour des raisons indépendantes de sa volonté (maladie, accident du travail, congé maternité...). Dans ce cas, ils doivent être reportés. Si l'employeur ne prouve pas avoir permis au salarié de prendre ses congés, il ne peut pas les opposer comme perdus.
Quelle est la prescription applicable aux demandes de paiement de congés non pris ?＋
L'action en paiement de congés payés non pris se prescrit par 3 ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer. Ce délai peut être suspendu en cas de maladie ou de maternité.
Un salarié peut-il refuser de prendre ses congés aux dates fixées par l'employeur ?＋
Le salarié ne peut pas refuser de prendre ses congés aux dates fixées par l'employeur si celui-ci a respecté les règles (délai de prévenance d'un mois, consultation des IRP). En revanche, l'employeur ne peut pas modifier les dates de départ moins d'un mois avant la date prévue, sauf circonstances exceptionnelles.